Firma Electrónica Avanzada vs. notarías: ¿Qué beneficios hay?

La Firma Electrónica Avanzada (FEA) ha permitido agilizar muchos trámites que, en otra época, exigían desplazarse hasta un notario y hacer largas filas, por ejemplo.

Hoy en día, la Ley 19.799 autoriza el uso de la firma digital en lugar de la firma física, lo que significa que muchos documentos pueden firmarse electrónicamente, conservando su valor jurídico.

Ahora bien, ¿cómo funciona la firma digital en el contexto de las notarías? Esto es lo que necesitas saber al respecto.

¿Qué legalidad tiene la Firma Electrónica Avanzada en las notarías?

En febrero de 2021, la Corte Suprema se pronunció sobre el uso de medios tecnológicos por parte de las notarías. Para ello, se decretaron algunas instrucciones específicas sobre la forma de utilizar la Firma Electrónica como parte de las funciones notariales.

Cabe mencionar que estas condiciones aplican únicamente para la Firma Electrónica Avanzada, no para el certificado digital:

• Primero, la Firma Electrónica Avanzada puede usarse en horario de oficina y dentro de la jurisdicción territorial del notario en cuestión. Esto quiere decir que los documentos emitidos con Firmas Electrónicas Avanzadas tienen el mismo valor que su versión impresa y mantienen la fe pública.
• El uso de medios telemáticos está permitido en los instrumentos privados, pero se deben tomar ciertas precauciones. La firma de documentos ante notario es posible por videoconferencia, videollamada o medios similares, siempre que el Notario pueda confirmar que el firmante es quien dice ser. De igual forma, si el documento tiene muchos firmantes, es necesario utilizar tecnología que permita verificar la autenticidad de las firmas no presenciales.

En ambos casos, la Firma Electrónica Avanzada es la manera más confiable de sellar trámites a distancia, ya que está certificada por un proveedor autorizado que verifica la identidad de su titular. Por esta razón, el certificado digital no puede utilizarse con el mismo valor probatorio.

Casos en los que es necesario presentarse en notaría

Toma en cuenta que las letras de cambio y los pagarés, al ser documentos legales con características especiales, no pueden ser firmados electrónicamente.

Además, tal y como indica el Código Orgánico de las Cortes, las escrituras públicas solo pueden firmarse de manera presencial ante un notario.

Beneficios de la Firma Electrónica Avanzada para uso en notaría

• Eliminan las copias en papel de los documentos. Las Firmas Electrónicas permiten que los documentos se almacenen electrónicamente, reduciendo el número de pasos necesarios para completar un trámite. De este modo, todos los procesos son más eficientes, pues se eliminan las transcripciones manuales y la necesidad de escanear documentos.
• Sin pérdida de tiempo en la introducción de datos. Otro beneficio es que no hace falta perder tiempo introduciendo datos manualmente. En cambio, las Firmas Electrónicas se complementan con los gestores documentales, que son plataformas online donde puedes almacenar tus documentos y editarlos fácilmente. Por ejemplo, tienes la opción de cambiar un nombre y firmar electrónicamente un contrato las veces que lo necesites, en lugar de redactarlo de nuevo.
• Trámites más seguros. Las Firmas Electrónicas también proporcionan seguridad, porque no hay forma de que otra persona las altere. Por el contrario, las firmas tradicionales pueden ser fácilmente modificadas con un simple borrador o cambio de caligrafía.

En conclusión, las Firmas Electrónicas ayudan a agilizar los procedimientos notariales, haciéndolos más eficientes y rápidos sin sacrificar el valor probatorio. Si te preguntas dónde obtener tu propia Firma Electrónica Avanzada, en ecert puedes elegir entre diferentes tipos de firma digital y solicitarla 100% online.

Adicionalmente, la Firma Electrónica Avanzada Online de ecert está certificada por el Ministerio de Economía, lo que te brinda confianza y seguridad en todos tus trámites.