La Firma Digital impulsa de forma significativa la digitalización de las empresas, porque optimiza la gestión documental y facilita la ejecución remota de todo tipo de trámites. De ahí que, tras la pandemia, el uso de esta tecnología haya crecido 392% en Latinoamérica.
Lo anterior se debe, en parte, al costo cada vez más asequible de la tecnología, lo que permite a las pymes adquirir tanto la Firma Simple como la digital sin afectar sus finanzas.
El dilema ahora está en cuál de las dos opciones elegir. Para resolver toda duda, es necesario saber qué consiste cada una de ellas y cuáles son sus usos comunes.
¿Qué es una Firma Avanzada?
De acuerdo con la Ley N.° 19.799, la característica principal de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) es que es emitida por entidades acreditadas por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, como
e-certchile, utilizando medios y tecnologías que el titular mantiene bajo su control exclusivo. Esto garantiza la autenticidad de la firma, el no repudio y la integridad del documento.
Para emitir la Firma Avanzada, la entidad acreditada tiene que realizar una comprobación fehaciente de tu identidad -ya sea de forma presencial o remota-, y puedes almacenarla en sus servidores (online) o en un token (dispositivo criptográfico similar a una memoria USB).
Te permite cifrar correos electrónicos, constituir tu empresa en un día y firmar cualquier documento e instrumento -sea público o privado-, con excepción de aquellos cuya celebración exige la solemnidad de escritura pública, como la escritura de venta de inmuebles.
Es comúnmente usada para la Firma Digital y remota de:
- Contratos con organismos de la administración del Estado
- Escrituras públicas
- Contratos con proveedores con validez legal
- Modificación de sociedad
- Actas de directorio y de accionistas
- Contratos de trabajo y finiquitos
- Contratos de arrendamiento
- Contratos y documentos financieros (pagarés, cuenta corriente, factoring, etc.).
Cabe señalar que la Firma Electrónica Avanzada no te permite facturar en el Servicio de Impuestos Internos (SII) ni firmar documentos tributarios electrónicos (DTE). Para ello necesitas la firma simple.
¿Qué es una firme Electrónica Simple?
También conocida como Firma Electrónica Simple (FES), se trata de una propiedad digital no certificada que te permite validar la identidad en la web e identificar al firmante de un documento electrónico.
Entre las principales diferencias que tiene con la FEA, vale la pena mencionar que la FES no te permite crear o modificar una empresa ni suscribir promesas de compraventa, escrituras públicas, contratos con organismos del Estado o con proveedores con validez legal.
Los demás actos y contratos, como los laborales y los financieros, sí puedes suscribirlos con la Firme Electrónica Simple. Además, te permite facturar en el SII y firmar diversos DTEs.
¿Cuál Firma Electrónica utilizar en pymes?
Las dos están reguladas por la ley y cuentan con plena validez legal. La decisión sobre cuál usar está determinada por lo que puedes hacer con cada una de las firmas electrónicas.
Por ejemplo, si solo necesitas firmar DTEs o contratos laborales, la FES es la mejor opción porque te permite hacer eso y es más económica que la Avanzada, que es de mayor utilidad cuando requieres suscribir actos y contratos de mayor solemnidad jurídica.
En ecert, filial de la Cámara de Comercio de Santiago (CCS), encontrarás tanto la Firma Electrónica Avanzada como la Simple. En lo que a FEA respecta, podrás optar por diversas opciones, como la firma avanzada de un solo uso y la online.
ecert cuenta con más de 20 años de experiencia en el mercado de la certificación electrónica, y se ha posicionado como un referente de este tipo de soluciones, siendo un aliado estratégico para las empresas que buscan digitalizar sus procesos.
