¿Firma electrónica simple o avanzada? Descubre cuál usar

Firmar de forma electrónica puede ser una novedad para muchos, ya que, si bien esta práctica no es precisamente nueva, sigue siendo un enigma para quienes todavía no la utilizan.

Si este es tu caso, lo primero que debes saber es que conocer la diferencia entre la firma electrónica avanzada y simple puede ayudarte a reducir costos si tienes un negocio, o ser más eficiente al realizar trámites personales. 

¿Qué tan común es el uso de la firma electrónica avanzada y simple?

El uso de firmas electrónicas ha sido constante en los últimos años como una forma de innovar en la gestión de negocios y los servicios legales.

En Chile, la Ley 19.799 sobre Firma Electrónica, Documento Electrónico y Servicios de Certificación se promulgó en 2002, lo que brinda una idea de cómo se ha consolidado la universalidad de la firma electrónica en el país.

Aunque toda firma digital tiene el objetivo de ayudar a identificar y verificar a una persona natural o jurídica a través de un documento electrónico, existe la firma avanzada y la simple, cada una pensada para satisfacer las necesidades de un perfil de usuario en especial.

Diferencia: firma electrónica simple y avanzada

La firma electrónica simple (FES) es una propiedad digital no certificada que permite identificar al autor de un documento. Su definición está basada en un concepto residual: “corresponde a toda aquella firma que no es avanzada”.

De esta manera, existen varias firmas digitales que se enmarcan en esta categoría, como la integración del nombre de una persona al término de un correo electrónico, una huella digital, la imagen escaneada de una firma manuscrita, el nombre del creador en un documento, el RUN, entre otros.

La firma electrónica avanzada (FEA), a diferencia de la simple, es certificada por un prestador acreditado y permite que cualquier documento e instrumento -sea privado o público- pueda ser firmado digitalmente.

Dicho esto, la firma avanzada otorga el mismo valor legal a los documentos electrónicos que el que tiene todo documento firmado en papel.

¿Qué se puede hacer con cada una de ellas? Para que quede más claro, no se puede usar la firma electrónica simple cuando la ley exija expresamente el uso de la avanzada, a saber:

• Instrumentos públicos electrónicos se deben autenticar con la firma electrónica avanzada del emisor. Por ejemplo, una copia de una escritura pública, un certificado del Registro Civil, entre otros.
• Los mandatos judiciales -emitidos de forma electrónica- deben incorporar una FEA de aquel que lo emite.
• Los formularios que tienen que ver con la creación, variaciones o disolución de empresas del Registro de Empresas y Sociedad deben ser realizados mediante una firma electrónica avanzada.

Ventajas de la firma electrónica avanzada y simple

Como habrás visto, la firma electrónica posee características que pueden ser de mucha ayuda para pequeños negocios y grandes empresas, así como para trámites simples en personas naturales.

Los principales beneficios tanto de la firma avanzada como de la simple pueden resumirse de la siguiente manera:

• Ahorro de tiempo.
• Reducción en gastos de gestión y traslado.
• Facilita la innovación en las empresas.
• Disminución de documentos en formatos físicos, lo que se traduce en más espacio para almacenar.
• Mejora la interacción entre entidades, gracias a la facilidad que proporciona la vía digital.
• Amigable con el medio ambiente, debido a la ausencia de papel.
• Posee el mismo respaldo legal que cualquier documento físico.
• Hay certeza de la autenticidad de la firma, ya que no puede ser alterada.
• Protección de identidad garantizada.
• Agiliza la búsqueda de documentos.
• Disponibilidad en cualquier lugar.

¿Cómo obtener una firma electrónica?

Ahora que conoces la diferencia firma electrónica simple y avanzada, y también todos los beneficios que ofrecen ambas, te estarás preguntando cómo comenzar a utilizarlas.

En ecert tienes todas las opciones que necesitas para la adquisición de firmas electrónicas:

• Firma Electrónica Simple: conocida también como Certificado Digital Simple, te permite efectuar Facturación Electrónica en el SII, siendo fácil de usar.
• Firma Avanzada Online: puedes firmar documentos ilimitados -en formato PDF de hasta 10 MB- desde cualquier lugar sin e-token, con altos protocolos de seguridad.
• Firma Electrónica Avanzada con e-token: puedes utilizarla para los trámites necesarios en “Tu empresa en un día”, por ejemplo. La firma es portable, es decir, se encuentra almacenada en un dispositivo e-token, garantizando autenticidad y no repudio.
• Firma Avanzada Online “Un Solo Uso”: te entrega la posibilidad de firma documentos por una vez con la validez legal requerida (desde cualquier sitio).

Igualmente, si aún no te queda claro cuál tipo de firma necesitas, ecert ofrece a sus clientes asesoría personalizada para que escojas la mejor opción para ti y tu negocio.