Firma Electrónica para documentos laborales: cómo hacerlo paso a paso

En el actual entorno empresarial, la Firma Electrónica ha demostrado ser una herramienta invaluable para agilizar y optimizar los procesos relacionados con documentos laborales. Este método de firma digital no solo facilita la gestión de trámites, sino que también aporta diversos beneficios a las operaciones diarias de las empresas.

La Firma Electrónica Avanzada es una herramienta esencial y eficaz para validar contratos de trabajo desde cualquier ubicación, eliminando la necesidad de que las partes se encuentren presencialmente en un espacio específico. Al adoptar esta solución, las empresas pueden experimentar una mayor eficiencia en la gestión de documentos laborales, asegurando la validez legal de manera rápida y segura.

Los elementos del contrato laboral

Conocer los elementos del contrato laboral y los documentos que se le asocian es indispensable antes de redactar o firmar un acuerdo de esta naturaleza.

Según el artículo 10 del Código del Trabajo, no deben faltar las siguientes cláusulas:

• Lugar y fecha de la contratación.
• Identificación de los contratantes (nombre o razón social, RUT, fecha de nacimiento, nacionalidad y domicilio).
• Fecha de ingreso del trabajador.
• Descripción de las labores a desempeñar.
• Lugar de trabajo.
• Remuneración (monto, forma y periodicidad del pago).
• Plazo del contrato (definido, indefinido, por proyecto etc.).
• Duración y distribución de la jornada.
• Horario de labores.
• En casos en los que las jornadas se distribuyan por turnos, el contrato deberá indicar que dichas rutinas se especifican en el reglamento interno de la organización.

Anexos en el contrato laboral: ¿Qué información indicar?

Es posible incluir anexos en situaciones en las que exista algún cambio en el acuerdo original o se precise alguna especificación. Ejemplos de información anexa son los siguientes:

• Cambios en la remuneración.
• Cambio de domicilio.
• Cambios en la naturaleza del empleo (por ejemplo, un traslado de departamento realizando la misma labor).
• Ajustes de horario.
• Cambios en el lugar de trabajo.

En la mayoría de los casos, los anexos de trabajo tienen que ser consensuados por ambas partes, como el cambio de remuneraciones, por ejemplo.

Pero existen excepciones, como el cambio en la naturaleza de los servicios, los horarios de entrada y salida o el traslado del lugar de trabajo. Estos anexos necesitan solo de la aprobación del empleador, siempre y cuando, no resulten en menoscabo para el trabajador.

Por otro lado, cabe señalar que las modificaciones no alteran la relación laboral y la antigüedad por años de servicio.

¿Cómo hacer un contrato de trabajo a través de medios electrónicos?

Conoce los requisitos para firmar un contrato de trabajo electrónico

El contrato podrá ser redactado y enviarse a las partes en un formato electrónico, vía email preferentemente.

Sin embargo, al momento de preguntarte cómo hacer un contrato de trabajo electrónico, es necesario que atiendas a algunas consideraciones indicadas por la Dirección del Trabajo.

En primer lugar, los empleados deben consentir de forma expresa que la documentación relativa a su relación laboral -sea contrato, anexos y liquidaciones- se realice y sea emitida de forma electrónica. La razón es que la legislación no obliga a los trabajadores abrir canales electrónicos para recibir documentación de tipo laboral.

Otro detalle importante es que una vez confeccionado el contrato y puesta la firma, el sistema está obligado a enviar el documento por correo electrónico a la casilla que el empleador haya indicado al empleador. No está permitido enviar el documento a casillas institucionales que impidan al trabajador el acceso una vez que se encuentre desvinculado.

En cuanto a los finiquitos, la normativa determina que, si bien se puede firmar mediante una rúbrica electrónica, es necesario que sean ratificados por el trabajador ante un ministro de fe, ya sea un notario público o un Inspector del Trabajo.

Ahora bien, la Firma Electrónica Avanzada debe estar certificada por un prestador acreditado por las autoridades competentes. Uno de ellos es ecertla.com, el cual, aparte de la Firma Electrónica Avanzada, ofrece dos opciones convenientes y adaptadas a tus necesidades:

1. Firma Electrónica Avanzada Online: facilita a personas naturales adquirir una Firma Electrónica 100% online, gracias a la comprobación de su ClaveÚnica.
2. Firma Electrónica Avanzada Online “Un Solo Uso” : sirve para firmar documentos por una única vez. Su compra puede realizarse de forma online a través de la ClaveÚnica.

La utilización de la Firma Electrónica supone varios beneficios para las empresas y sus trabajadores.

El ahorro de tiempo, una autenticación segura, la posibilidad de firmar a cualquier hora y desde cualquier dispositivo, entre otras ventajas, la convierten en una excelente herramienta en cuanto a agilizar los trámites y abrirse paso al proceso de la transformación digital empresarial.